La location d’une salle n’est pas aussi simple qu’on le pense. Plusieurs facteurs déterminants entrent en compte. Il est donc nécessaire de les connaître pour assurer la réussite de votre évènement. Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.
Bien choisir le lieu
Le lieu est le premier point à identifier pour la location d’une salle. Que ce soit pour un mariage, un séminaire ou toute autre manifestation, il faut qu’il soit pratique et accessible à vos invités. Posez-vous un certain nombre de questions avant de vous décider. Est-ce qu’il faut la salle soit dans un hôtel ou simplement une salle de fête indépendante ? Faut-il un château pour la taille de l’évènement, ou une maison familiale disposant d’assez d’espace fera l’affaire ?
Quoi qu’il en soit pensez à la sécurité de vos invités. Pour cela, assurez-vous que les issues de secours et les accès pompiers sont existants et restent bien dégagés. Un accès pour les personnes à mobilité réduite serait bienvenu.
Déterminer la superficie nécessaire
Afin d’estimer la superficie nécessaire pour la salle, vous devez connaître le nombre d’invités. Une fois le nombre connu, vous devez décider du format que vous avez envie de mettre en place. Ça peut être un cocktail dînatoire, une plénière ou un dîner assis. Ces deux aspects sont à prendre en compte pour déterminer la superficie de votre salle. Vous devez prévoir 1 m² par personne pour le cocktail dînatoire. En ce qui concerne la plénière ou le dîner assis, il faut 2 m² par personne. Avec ce petit calcul vous voulez avoir une idée précise de la superficie convenable.
Visiter la salle avant de choisir
Une fois que vous avez une idée du lieu et de la superficie idéale, il faudra visiter les salles proposées par divers prestataires. Vous pouvez ainsi voir par vous-même :
- l’état des salles qu’on vous propose,
- l’état des équipements,
- l’espace disponible.
Se fier aux photos dans ce genre de situation peut réserver des surprises désagréables et à l’inverse, certaines proposent des prestations très spéciales comme ici. Tous les petits détails se remarquent lors de la visite. Certains peuvent vous plaire plus que d’autres. Votre choix initial peut changer une fois sur les lieux. Vous pouvez prioriser les prestataires attentifs à vos besoins. Ils sont plus susceptibles de vous aider en cas de problème le jour J.
Évaluer le prix et les prestations supplémentaires
Pour savoir si le prix proposé par le prestataire est avantageux, vous ne devez pas prendre en compte seulement la superficie et la beauté des lieux. Vous pouvez comparer les prix en fonction du quartier et des équipements. Entre deux salles qui proposent le même prix, l’une sans équipement et l’autre avec équipement compris, le choix est vite fait. Des prestataires peuvent proposer un nettoyage inclus dans le tarif ou un café d’accueil. Prenez en compte tous ces éléments avant de prendre une décision.
Fixer les horaires
Les horaires d’une location de salle doivent laisser une marge de manœuvre. Elles ne doivent pas s’établir uniquement sur la durée de l’évènement. Le temps d’installation et de démontage des équipements doit être inclus. Il faut un temps précieux pour la décoration. Le temps dégagé pour cette installation doit inclure l’éventualité des imprévus. Il est important lors des diverses installations de vérifier l’état des lieux à la prise en main ainsi qu’à la fin du démontage. Vous pouvez prendre des photos au besoin.
