La vidéoconférence, souvent appelée visioconférence, est un moyen de communication visuel et auditif de plus en plus utilisé dans le monde professionnel (TPE, PME ou grandes entreprises). C’est une solution qui offre la possibilité de mettre en relation plusieurs collaborateurs se trouvant dans un lieu différent. Souvent, elle est utilisée dans une réunion de travail, une formation ou une conférence. Elle peut-être utilisée sur un ordinateur, une tablette, un smartphone ou même un écran de télévision.
Pourquoi utiliser la vidéoconférence ?
Dans une entreprise, les collaborateurs ne travaillent pas forcément dans un même bureau. La vidéoconférence est un moyen qui permet donc aux employés de communiquer en toute simplicité. Par exemple, un directeur commercial en voyage au Canada pourra assister à la réunion de son équipe, organisée à Paris, en optant pour la visioconférence.
C’est un moyen qui vous aide à réduire les coûts liés aux déplacements, minimiser l’envoi de courriers ou de fax, et surtout réduire les appels téléphoniques en regroupant toute l’équipe au même endroit. En effet, l’utilisation d’un logiciel de vidéoconférence est à portée de tous les budgets. Alors, pourquoi ne pas en profiter et passer le cap afin de se moderniser et se familiariser avec cette technique du numérique ?
Il est très aisé de s’y mettre, mais pour avoir un système de vidéoconférence efficace et digne de l’image de votre société, il est préférable de faire appel à un installateur de visioconférence, agréé et certifié, reconnu dans le domaine et qui peut vous proposer un excellent rapport qualité/prix. Souvent, le prestataire pourra offrir une formation détaillée à vos collaborateurs pour les initier aux bases de la vidéoconférence.
En réduisant vos déplacements, vous contribuez également à la protection de l’environnement (la réduction de l’émission des gaz à effet de serre). La visioconférence est donc aussi un outil écologique.
De plus, opter pour cette solution vous aide à réduire les risques liés aux déplacements, et éviter les pertes de temps liées à l’annulation liée aux intempéries. Vos employés gagneront en productivité. Une vidéoconférence peut très bien se faire à domicile en ayant en même temps un œil sur les enfants ou les devoirs du plus grand.
La vidéoconférence : les outils techniques qui peuvent être employés
Pour utiliser la vidéoconférence, il suffit d’avoir un ordinateur ou un écran équipé d’une Webcam, une connexion haut débit, un micro et un système audio. Par ailleurs, il existe certains appareils portatifs qui peuvent fonctionner sans être liés à un ordinateur.
Aujourd’hui, la technologie nous permet également de faire une visioconférence sur smartphone ou tablette.
Il faut savoir que de nombreuses entreprises ayant parfois des collaborateurs en déplacement ou à plusieurs centaines de kilomètres du lieu de réunion, ont recours à ce genre de pratiques. La visioconférence représente, à notre avis, l’avenir de la réunion en rendant le travail beaucoup plus simple et collaboratif à la fois.
