La comptabilité n’est pas votre point fort ? Vous souhaitez optimiser l’émission de vos factures et devis ? Les logiciels de gestion de la facturation peuvent vous aider.
Importance de la facturation
Document transactionnel, la facture est indispensable dans la comptabilité d’une entreprise. Permettant de faire le suivi comptable, c’est également un support qui permet d’assurer la légalité d’une transaction entre un acheteur et un vendeur.
Comportant de multiples renseignements sur l’entreprise, mais aussi sur la transaction, la facture se décline dans une variété de formats :
La facture pro forma
Signifiant « pour la forme », la facture « pro forma » se présente comme un devis. Ce document permet de faire savoir à l’avance à l’acheteur ce qu’il aura à payer quand la prestation commandée sera effectuée. Très utilisée dans le domaine du B To B, la facture pro forma est avant tout provisoire ; elle n’a donc pas de valeur comptable.
Ce n’est toutefois pas une raison de la jeter, car elle peut être réclamée par l’administration fiscale pour la TVA (exonération).
La facture proportionnelle
C’est une facture qui s’apparente au règlement échelonné. Des traites que vous envoyez au fur et à mesure des travaux réalisés dans le devis. Un système qui permet à l’entreprise de s’assurer un flux de trésorerie régulier. Travail répétitif, elle peut aujourd’hui s’automatiser avec le logiciel pour la création de devis et de factures Tolteck. Logiciel destiné aux artisans, cet outil numérique permet d’automatiser la création de devis et des factures.
La facture récurrente
Comme son nom l’indique, la facture récurrente est un document que l’on envoie régulièrement, et qui est d’un montant fixe. Ce sont surtout les entreprises fournissant des prestations bien définies telles que les services publics qui l’utilisent.
La facture de régularisation
Une facture de régularisation permet de payer des mensualités sur une estimation effectuée par votre fournisseur, électricité et gaz, par exemple. Un calcul basé sur vos précédentes consommations. Et comme toute facture, elle se doit d’être réglée dans les 14 jours suivant son émission.
La facture de clôture
Elle est émise à la fin d’une consommation. La facture de clôture est calculée entre le montant de la dernière échéance et la date de clôture. Cette clôture peut survenir en cas de changement de fournisseur, un changement d’adresse ou de résiliation de contrat.
Il existe d’autres documents tels que les factures d’auto facturation, les notes de crédit, etc.
À noter que si vous souhaitez gérer vos factures dans un tableau comme Excel, vous devrez faire entrer les mentions obligatoires manuellement ce qui implique de bien connaître la législation.
Quand faut-il facturer ?
Il faut essayer de facturer son client au plus tôt. Pourquoi ? Sachant que produire ce document est obligatoire lors d’une transaction avec une entreprise (BtoB). Cette dernière est indispensable pour tenir à jour la comptabilité de l’entreprise, mais aussi, pour pouvoir récupérer la TVA.
Si la transaction a lieu avec un particulier, la facture peut être faite à la demande de l’acheteur, s’il veut récupérer sa TVA ou dans le cas d’un achat à distance.
En cas d’omission d’une facture, vous êtes passible d’une amende de 3 000€ pour un particulier et une amende plafonnée à 75 000€, pour une entreprise. Outre cette amende, l’entreprise délictueuse devra également payer l’équivalent de 15 € d’amende fiscale soit pour mention manquante soit pour mention inexacte, et ce, pour chaque facture émise.
Il est donc important de savoir bien établir ses échéances au risque de s’exposer à une sanction pénale.
Les avantages des logiciels de facturation en ligne
Pour alléger les entreprises, il existe aujourd’hui des logiciels de facturation qui permettent de :
Gagner du temps dans la gestion de facturation
Et ne plus avoir à faire des saisies sur Word ou sous Excel. Bien que ces deux outils intègrent également des modèles de factures basiques, ces derniers sont loin d’être complets ni à jour. Difficile donc de simplifier la facturation et qui peut également être un vrai souci en période de grande affluence. Il est d’ailleurs obligatoire d’utiliser un logiciel dédié pour toutes les factures B To C.
Sauvegarder et protéger vos données
Ces logiciels de facturation proposent en effet un stockage sur le cloud (nuage). Une capacité illimitée où vous n’aurez pas à vous soucier d’un espace saturé.
Centraliser vos données sur un seul outil dédié
En utilisant des outils bureautiques comme Word ou Excel, vos données doivent ensuite être intégrées dans un logiciel spécifique pour qu’elles puissent être traitées. Une opération fastidieuse et chronophage qui peut impacter votre performance. Pourtant, en les regroupant sur un seul et même outil (saisie et émission), vous bénéficiez d’une plus grande sécurité.
Faciliter l’accessibilité à l’émission de facture
Avec des commerciaux sur le terrain, il est important de pouvoir disposer d’un outil de facturation opérationnel à tout moment. Une solution qui pourra optimiser le temps des commerciaux et leur permettre de créer des factures où qu’ils soient.
Réduire les risques d’erreurs lors de l’établissement de la facture
Les outils en ligne de facturation réduisent les risques d’erreurs de saisie manuelle. Il faut savoir qu’en plus des mentions obligatoires, il faut également faire entrer des coordonnées, dont celles de l’acheteur (Nom, Prénom/Dénomination). Avec un logiciel dédié, toute cette procédure se fait de manière automatisée.
Faciliter l’import des contacts
Vos commerciaux ont fait de nombreuses ventes ? Avec un logiciel de gestion de facturation, il vous sera facile d’importer l’ensemble des coordonnées de vos contacts dans votre outil dédié. Plus de saisie manuelle et fini d’essayer de se rappeler le numéro de sa dernière facture.
Simplifier le processus de facturation
En simplifiant la procédure de création et d’émission de vos factures, vous allégez le travail de votre comptable et facilitez également le processus de vente. Vous pourrez en un seul coup d’œil suivre les factures impayées à réclamer et celles payées.
Personnaliser ses factures et devis
Aujourd’hui, la facture est devenue un support marketing pour les entreprises. Il est donc important, pour se démarquer et se faire rappeler par vos clients, de personnaliser votre modèle de facture. Les logiciels de facturation offrent la possibilité de pouvoir concevoir un design sur mesure à l’image et aux couleurs de votre entreprise. C’est également le cas pour la création de vos devis.
