Il n’est pas évident de toujours réaliser l’importance des fournitures de bureau pour ceux qui travaillent en entreprise. Nous sommes tellement habitués à tout avoir à disposition que personne ne pense à annoncer sa satisfaction lorsque toutes les fournitures sont disponibles en nombre adéquat. Mais au contraire, quand une entreprise vient à manquer de papier, d’enveloppes, de post-it ou de n’importe quelle fourniture essentielle à la bonne marche des bureaux, le travail du département, ou de l’étage entier peut s’en retrouver paralysé.
C’est pourquoi il faut en permanence s’assurer que personne ne manquera de rien, ce qui n’est pas toujours une tâche facile : les employés ou collaborateurs ne préviennent pas toujours de la raréfaction d’une fourniture de bureau, seulement du moment où il n’y a plus rien et donc où il est trop tard pour en racheter. À partir de là, plusieurs solutions s’offrent à vous.
Comment ne pas manquer de fournitures d’entreprise ?
Dans tous les cas, vous devrez passer faire des achats assez régulièrement dans une papeterie, ou bien les commander sur une papeterie en ligne. Dans le cas de la dernière solution, vous devrez avoir confiance dans cette papeterie en ligne et vous assurer qu’elle vous livre rapidement et sans délai de retard qui pourrait ruiner toute votre organisation si vous êtes obligé de vous y prendre au dernier moment. Vos commandes d’agendas, de cahiers, ou encore de ramettes de papier ne peuvent pas prendre de retard, sous peine de vous retrouver sans fournitures de bureau, à attendre celles que vous avez commandées. Il y a donc des solutions pour pallier ce problème, que nous allons développer ici.
Faire des stocks de masse
La solution la plus simple, si votre entreprise peut se le permettre, est bien sûr de faire un stock de fournitures de bureau dans une pièce qui signifie ne manquer de rien pour les semaines, voire pour les mois à revenir. Ça représentera une grosse dépense au moment de l’achat en papeterie, mais le stock de papier et d’agendas tiendra plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Attention cependant, cette solution comporte quelques désavantages. Pour commencer, vous devez disposer d’une pièce de stockage, c’est-à-dire d’une salle dans laquelle les conditions sont réunies pour ne pas abîmer ce que vous avez acheté dans la papeterie sur le long terme. Même une légère humidité, si elle a assez de temps pour agir, peut atteindre et ruiner des stocks de papier. Cette salle sera de plus bloquée pour un usage unique, et vous ne pourrez sans doute pas en faire usage pour autre chose. Enfin, la présence de stocks de masse va encourager vos employés ou collaborateurs à se servir allègrement dedans, au risque de consommer plus rapidement que si vous possédiez des stocks contrôlés.
Contrôler vos stocks
Au lieu de faire des stocks de masse dans une papeterie, vous pouvez aussi contrôler un stock plus léger que vous aurez constitué. Le but ici serait de centraliser ce stock et que vos collaborateurs viennent se servir ici. Ils seront donc bien fournis, et vous n’aurez qu’à vous assurer vous-même de l’état des réserves. Vous pourrez même établir un planning des besoins de votre entreprise et donc créer un budget de fournitures de bureau pour votre entreprise.
Le seul problème vient ici de la nécessité de contrôler les quantités de fournitures de papeterie prises par vos collaborateurs, qui nécessitera votre attention ou celle d’un employé affecté à cette tâche particulière.
Le restockage régulier
Enfin, vous pouvez aussi annoncer qu’un restockage en papeterie sera fait à intervalles réguliers (toutes les semaines, deux fois par mois, une fois par mois, etc.), forçant vos collaborateurs à faire attention à leur consommation afin de tenir jusqu’à la date-clé. Ici aussi, vous pourrez établir un restockage régulier, en adaptant les quantités de ramettes de papier, de cahier ou autres à la consommation qui en est faite chaque fois. N’oubliez pas de faire rappeler à vos collaborateurs l’importance d’optimiser sa consommation de papier afin de ne pas en utiliser inutilement.
