Comme l’esprit d’équipe fait que la cohésion règne dans une entreprise, il est actuellement préconisé d’adopter le travail collaboratif. Une entreprise qui veut impliquer tous les collaborateurs dans ses projets a besoin de cette formule pour atteindre ses objectifs. C’est une technique permettant de simplifier la gestion de projet et d’optimiser la productivité. Le travail collaboratif inclut tous les collaborateurs en priorisant les échanges, mais en quoi consiste-il vraiment ?
Le travail collaboratif, qu’est-ce que c’est ?
Le travail collaboratif est un procédé qui est basé sur l’intelligence collective dont le principe fondamental est l’échange entre les collaborateurs. La communication est le premier « ingrédient » du travail collaboratif pour pouvoir mettre en œuvre une structure ouverte. Ce sens de communication inclut le sens du partage et des échanges, puisque les collaborateurs doivent mettre leur savoir et la compétence de chacun au profit de toute l’équipe.
Le travail collaboratif ne valide pas l’organisation hiérarchisée, il n’existe donc aucune barrière entre les collaborateurs. Le schéma vertical qui est caractéristique de la structure hiérarchique est banni dans ce procédé et fait place à la structure horizontale, dépourvue de cloison. Les décisions ainsi prises doivent résulter également d’un accord collégial.
Quelles sont les conditions préalablement nécessaires du travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est conçu pour permettre à tous les collaborateurs de participer au projet, et ce, dans toutes les étapes. Il faut donc instaurer des prérequis pour que le travail collaboratif soit effectif. Avoir rempli les prérequis garantit une collaboration plus efficace et plus fluide. Ces conditions concernent donc :
- Une communication régulière. Tous les collaborateurs doivent se focaliser, sans exception, sur toutes les tâches. Personne ne reste seul et livré à lui-même sur une tâche, car tout le monde doit s’actionner en parallèle dans toutes les étapes. L’essentiel est d’atteindre l’objectif commun. C’est ainsi que la communication au sein de l’équipe doit se faire en permanence et doit être constructive.
- Un suivi régulier. Il est important de connaître l’état du projet en suivant sa progression. Le projet doit être axé sur une action collective, et l’avancée de ces actions doivent être connue de tous les collaborateurs. Ce suivi permettra de constater les réalisations faites et d’évaluer le chemin qui reste à emprunter.
- Des profils étendus. Dans le contexte du travail collaboratif, ce sont les compétences et la pertinence du collaborateur qui doivent primer. Le statut professionnel et l’intitulé de poste passent en second plan, car l’essentiel est de mettre en avant l’intelligence collective.
- Une hiérarchie plus souple. Il est prouvé que la barrière hiérarchique est un des obstacles qui empêchent l’avancée d’un projet. Le comportement du manager, ses principes de leader et la culture instaurée dans l’entreprise sont souvent les causes qui peuvent entraver le cours du projet. Le travail collaboratif facilite la communication et l’échange entre les collaborateurs. Toutefois, il ne faut pas trop bousculer le système au risque d’avoir l’effet contraire de celui escompté.
- Des outils adaptés. Pour un travail collaboratif, il y a des logiciels qui facilitent cette formule. C’est aussi le cas pour l’environnement qui favorise un travail collaboratif. Des bureaux ouverts sont parfaits, un « open space » est l’endroit idéal pour plus d’échanges.
Les principaux intérêts du travail collaboratif
Le travail collaboratif est reconnu pour être efficace, car les avantages sont plutôt nombreux. Parmi les atouts les plus notables, on peut remarquer :
- L’efficacité du travail collaboratif. Cette méthode s’appuie sur le partage, chaque projet commence par un brainstorming pour mettre tout le monde dans le bain. C’est dans la communication que seront créées et seront partagées les idées. Il est évident que l’intelligence collective est mieux qu’une personne qui trime seule. Le travail collaboratif assure l’aboutissement du projet en garantissant la qualité de la production.
- Le gain de temps avec le travail collaboratif. Travailler ensemble avec des outils collaboratifs donne accès à plus de rapidité dans les agissements. Si tout le monde met les mains à la pâte, le projet prendra forme plus rapidement. Cela permet d’économiser le temps sans corrompre les résultats. Le temps est encore plus optimisé si on utilise des outils de collaboration digitalisés.
- La réactivité plus soutenue. Tout projet n’est pas à l’abri d’une surprise ou d’un changement soudain. Ces situations peuvent créer des chamboulements dans la progression du projet que certains responsables de tâche arrivent à perdre le rythme et la motivation. En travail collaboratif, ces bouleversements constituent des challenges à relever. Les échanges en savoirs et en compétences accélèrent les solutions.
- Le bien-être dans les actions. On sait que la sérénité au travail motive le personnel et garantit ainsi la productivité. Le travail collaboratif favorise la communication, instaure une ambiance de cohésion et d’unité. Chaque employé se sent plus impliqué dans les tâches lorsque chacun doit donner le meilleur de lui-même au service de l’équipe.
